Assistante administrative et comptabilité : ce que dit la loi et ce qui est autorisé
Quand on est assistante administrative indépendante, on est souvent sollicitée pour « faire la compta ». Mais il est important de faire
Dans mon métier d’assistante indépendante, la sécurité des informations est essentielle.
J’utilise des outils fiables, je protège vos fichiers et je vous conseille sur les meilleures pratiques.
Pourquoi la sécurité des fichiers est essentielle dans mon métier d’assistante administrative
Travailler avec une assistante administrative indépendante, ce n’est pas seulement déléguer des tâches comme trier des papiers ou envoyer des factures.
C’est aussi lui confier des informations sensibles qui concernent directement votre activité :
- des contrats
- des relevés financiers
- des données clients ou fournisseurs
- parfois même des documents RH
Un fichier mal protégé peut être stocké, analysé ou intercepté. Cela peut avoir des conséquences sur votre image professionnelle ou sur la confiance de vos clients.
En tant que soutien administratif externalisé, je considère la confidentialité comme une priorité aussi importante que l’organisation.
Les risques pour votre activité avec des plateformes peu sécurisées
Beaucoup d’entreprises, de freelances ou d’associations utilisent des outils comme WeTransfer sans vraiment lire les conditions d’utilisation. Pourtant, ces dernières semaines, l’actualité a été parlante :
- La plateforme avait annoncé que les fichiers envoyés pourraient être utilisés pour entraîner leur IA
- Après une polémique, ils ont fait machine arrière
- Mais à partir du 8 août 2025, il faudra tout de même accorder une licence d’utilisation de vos fichiers pour “améliorer leur service”
Cela ne signifie pas que vos documents seront rendus publics, mais qu’ils pourront être lus, stockés et analysés. Et cela ne correspond pas à mes standards de sécurité administrative.
Quand vous travaillez avec moi, vous devez être sûr que vos données restent vos données.
Comment je protège vos données au quotidien
Mon rôle ne se limite pas à optimiser votre organisation administrative.
En tant qu’assistante externalisée, je prends aussi en charge la sécurité des informations que vous me confiez.
1. Des plateformes choisies avec soin
Je n’utilise pas n’importe quel service pour transférer ou stocker des fichiers. Je privilégie des plateformes qui respectent la confidentialité des données et dont les serveurs sont situés en Europe.
- Service français, hébergé en France et en Europe
- Pas de tracking publicitaire, pas d’exploitation des fichiers
- Les fichiers sont supprimés automatiquement après la durée choisie
- Idéal pour envoyer des documents ponctuellement jusqu’à plusieurs Go
- Service suisse, hébergé en Suisse (soumis à des lois strictes sur la protection des données)
- Gratuit jusqu’à 50 Go par transfert
- Les fichiers sont chiffrés pendant le transfert et supprimés automatiquement après expiration
- Parfait pour de gros volumes ou des documents très sensibles
Ces deux services sont ceux que je recommande le plus à mes clients, car ils respectent vos fichiers et votre propriété intellectuelle.
2. Des transferts sécurisés
Même avec des outils fiables, j’ajoute des précautions :
- Chiffrement et mots de passe pour les fichiers sensibles (un simple fichier ZIP sécurisé suffit souvent
- Suppression immédiate après confirmation de réception
- Aucun stockage inutile sur mes espaces de travail
3. Une veille active
Je me tiens informée des actualités et des évolutions des outils que j’utilise. L’exemple de WeTransfer le prouve : je change de méthode ou de plateforme dès qu’une politique ne correspond plus à mes standards de confidentialité.
Cette veille continue fait partie de mon métier : vous n’avez pas à vous en soucier, je le fais pour vous.
Quelles solutions privilégier pour vos propres transferts ?
Même si vous ne travaillez pas encore avec moi, voici quelques conseils pratiques que je donne souvent à mes clients :
- Utilisez des plateformes fiables : Smash et SwissTransfer restent, selon moi, les meilleures alternatives pour les petites entreprises, freelances et associations
- Protégez vos documents sensibles : zippez-les et ajoutez un mot de passe, même pour un simple transfert ponctuel
- Supprimez vos fichiers après usage : ne laissez pas des documents confidentiels traîner sur des clouds publics ou des espaces partagés inutiles
- Évitez d’envoyer des données critiques par e-mail : la messagerie classique n’est pas la plus sécurisée
Confidentialité et organisation : deux piliers de mon rôle d’assistante
Être assistante administrative indépendante, c’est vous faire gagner du temps et de la clarté.
Mais c’est aussi veiller à la confidentialité de vos informations.
📌 Vos fichiers sont précieux : je les traite comme tels.
Parce que votre sérénité administrative dépend autant de l’organisation que de la sécurité des documents que vous me confiez.
Vous avez des questions ou vous cherchez un vrai soutien pour gérer vos papiers en toute tranquillité ?
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