Pourquoi faire appel à une assistante indépendante ?
Gérer une entreprise, c’est passionnant… mais aussi exigeant. Lorsqu’on est à la tête d’une TPE, artisan, freelance ou profession libérale,
Assistante administrative et comptabilité : ce que dit la loi et ce qui est autorisé
Quand on est assistante administrative indépendante, on est souvent sollicitée pour « faire la compta ».
Mais il est important de faire la distinction entre ce qu’on peut faire légalement, et ce qui relève d’un expert-comptable. Car la comptabilité est une profession réglementée.
Ce que dit la loi
En France, la tenue, la révision ou la présentation des comptes est strictement encadrée par l’Ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945.
🔍 Seuls les experts-comptables inscrits à l’Ordre des Experts-Comptables sont autorisés à effectuer la comptabilité des entreprises à titre habituel.
Ce qu’une assistante administrative peut faire en pré-comptabilité
📁 Trier et classer les pièces comptables
📥 Suivre les factures clients et fournisseurs
🧾 Organiser les notes de frais
📤 Préparer les éléments à transmettre au cabinet comptable
📧 Relancer les pièces manquantes
Pourquoi c’est un vrai plus pour l’entreprise ?
⏱️ Gain de temps pour le comptable
✅ Moins d’erreurs ou d’oublis
📆 Un suivi rigoureux au fil de l’année
Un exemple concret
Actuellement, j’interviens chez un client pour l’aider à organiser ses justificatifs comptables chaque mois.
Avant, il y passait une matinée entière, souvent en dernière minute. Aujourd’hui, tout est fluide.
Voici comment on procède ensemble 👇
Récupération et tri des justificatifs
Les justificatifs sont remis en vrac, souvent sous forme de tickets de caisse ou de notes de frais.
Chaque document est déroulé, mis à plat, puis classé par date.
Les dépenses liées à la restauration sont revues avec le dirigeant afin d’identifier les clients ou prospects concernés, puis annotées au dos du ticket pour faciliter la justification.
Numérisation et classement
Tous les justificatifs sont ensuite scannés, puis organisés dans un dossier numérique structuré par type de dépense.
Les originaux sont parallèlement rangés dans un classeur physique dédié, sur place.
Collecte des pièces complémentaires
Les pièces reçues par e-mail sont centralisées.
Tous les éléments sont rassemblés dans un dossier complet, prêt à être transmis.
Transmission au comptable
L’ensemble des documents est intégré dans un dossier Dropbox organisé par période et type de pièce, puis partagé via un lien sécurisé avec le cabinet comptable.
Le bénéfice pour le client
Avant, plusieurs heures étaient nécessaires chaque mois pour rassembler et trier l’ensemble des éléments comptables.
Aujourd’hui, la transmission est fluide, structurée, et réalisée dans les délais.
➡️ Résultat : un gain de temps considérable, moins de stress, et une meilleure collaboration avec le comptable.
En bref : ce qu’il vaut mieux éviter
Certains réflexes ou attentes peuvent poser problème lorsqu’on parle de comptabilité en entreprise. Voici ce qu’il vaut mieux éviter pour rester dans le cadre légal et gagner en efficacité.
Confondre comptabilité et pré-comptabilité
La tenue des comptes relève uniquement d’un expert-comptable. L’assistante administrative intervient uniquement en amont.
Demander à une assistante de faire la comptabilité complète
Cela constitue un exercice illégal de la profession d’expert-comptable. Même avec l’accord du client, cela reste interdit par la loi.
Reporter la transmission des documents
Transmettre les documents au dernier moment génère du stress, des oublis, et des erreurs. Une transmission régulière, même simple, change tout.
✅ Une bonne organisation en amont, c’est un gain de temps, de clarté, et surtout… de sérénité pour tout le monde !
En résumé, une assistante administrative indépendante ne fait pas la comptabilité, mais peut apporter un vrai soutien en amont.
En respectant le cadre légal, on fluidifie l’organisation et on facilite le travail du cabinet comptable.
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