Dans mon métier d’assistante indépendante, la sécurité des informations est essentielle.
J’utilise des outils fiables, je protège vos fichiers et je vous conseille sur les meilleures pratiques.
Je suis Jeanne, assistante administrative indépendante à Gignac (Hérault). Contrats, factures, relevés : les TPE, artisans et associations de la vallée de l’Hérault et de Montpellier me confient des documents sensibles, et je les traite comme tels.
L’essentiel en 30 secondes
Travailler avec une assistante administrative indépendante, ce n’est pas seulement déléguer le tri des papiers ou l’envoi des factures. C’est aussi lui confier des informations sensibles qui concernent directement votre activité :
Un fichier mal protégé peut être stocké, analysé ou intercepté, avec des conséquences sur votre image professionnelle ou sur la confiance de vos clients.
Pour moi, la confidentialité est une priorité aussi importante que l’organisation.
Beaucoup d’entreprises, de freelances et d’associations utilisent WeTransfer sans vraiment lire ses conditions d’utilisation. L’été 2025 a montré pourquoi il faut s’y intéresser :
La plateforme a annoncé que les fichiers envoyés pourraient servir à entraîner son intelligence artificielle.
Face à la polémique, elle a fait machine arrière sur ce point.
Depuis le 8 août 2025, ses conditions prévoient tout de même une licence d’utilisation de vos fichiers pour « améliorer le service ».
Vos documents ne deviennent pas publics, mais ils peuvent être lus, stockés et analysés. Ce n’est pas compatible avec mes standards de sécurité : quand vous travaillez avec moi, vos données restent vos données.
Mon rôle ne se limite pas à optimiser votre organisation administrative : je prends aussi en charge la sécurité des informations que vous me confiez.
Je privilégie des services qui respectent la confidentialité des données et dont les serveurs sont situés en Europe.
Ce sont les deux services que je recommande le plus à mes clients : ils respectent vos fichiers et votre propriété intellectuelle.
Je suis l’actualité des outils que j’utilise. L’exemple de WeTransfer le montre : je change de méthode ou de plateforme dès qu’une politique ne correspond plus à mes standards de confidentialité. Cette veille fait partie de mon métier : vous n’avez pas à vous en soucier.
Même si vous ne travaillez pas encore avec moi, voici les conseils que je donne souvent à mes clients :
Smash et SwissTransfer restent, selon moi, les meilleures alternatives pour les petites entreprises, les freelances et les associations.
Zippez-les avec un mot de passe, même pour un envoi ponctuel, et transmettez ce mot de passe par un autre canal (SMS ou appel).
Ne laissez pas traîner de documents confidentiels sur des clouds publics ou des espaces partagés inutiles.
La messagerie classique n’est pas le canal le plus sûr pour des informations sensibles.
Avec la réforme, vos factures transitent désormais par des plateformes agréées : tout est expliqué dans mon guide de la facturation électronique. Et pour l’envoi des pièces à votre comptable, voici comment je procède en pré-comptabilité.
Ce n’est pas interdit, mais lisez ses conditions : elles accordent une licence d’utilisation sur les fichiers envoyés. Pour des documents sensibles, je préfère des services européens comme Smash ou SwissTransfer.
Le plus simple : créer une archive ZIP chiffrée avec un outil comme 7-Zip, choisir un mot de passe solide, puis le transmettre par un autre canal que le fichier (SMS ou appel).
Ils servent uniquement à votre mission, voyagent par des services sécurisés et sont supprimés de mes espaces dès qu’ils ne sont plus utiles.
Être assistante administrative indépendante, c’est vous faire gagner du temps et de la clarté. C’est aussi veiller à la confidentialité de vos informations, parce que votre sérénité dépend autant de l’organisation que de la sécurité de vos documents.
Vos fichiers sont précieux : je les traite comme tels.
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